WhatsApp del negocio

Manual de uso · Ventas y clientes

Conectar el número con un QR, mandar comprobantes, facturas y avisos solos, envíos masivos sin que bloqueen el número y avisos para vos.

WhatsApp del negocio

En Negocio → WhatsApp conectás el número del negocio para que Sofía mande los mensajes sola, sin abrir WhatsApp: comprobantes, facturas en PDF, presupuestos, reservas, pagos, recordatorios de deuda, avisos de pedidos y promociones. Funciona con Evolution API: el servidor de Sistema Sofía o uno propio. La página tiene cuatro tabs: Conexión (servidor, estado de la instancia, QR y webhook), Plantillas (qué se manda solo y con qué mensaje), Ritmo, respuestas y avisos e Historial (lo que se mandó). Arriba siempre ves si el número está conectado.

WhatsApp es un adicional: se suma a tu plan y se cobra aparte cada mes (ver Mi suscripción y adicionales). Si no lo ves en el menú, pedilo por Mensajes (soporte).

Conectar (una sola vez)

Con El de Sistema Sofía no hay que instalar ni guardar nada: al abrir la página la instancia queda lista con el nombre del negocio. Con Mi propio servidor cargá la dirección, la instancia y la clave apikey de tu Evolution API y tocá Guardar servidor.
En Estado de la conexión ves el servidor, la instancia, si ya está creada en el servidor, el número, el webhook y si los envíos automáticos están prendidos. Si dice No existe todavía, tocá Crear la instancia (o Crear y vincular con QR para hacer todo de una vez).
Tocá Vincular el número (QR) y en el teléfono del negocio: WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escaneá el código. El QR se renueva solo cada 30 segundos mientras esperás.
Sin cámara: Vincular con un código, escribí el número y te damos un código de 8 letras para poner en Vincular con el número de teléfono.

Webhook a mano

El webhook avisa si los mensajes se entregaron o se leyeron, si se cayó la conexión y quién respondió. Se configura solo al crear la instancia y con Reparar. Si no queda bien (por ejemplo en un servidor propio con permisos limitados), en Webhook → Configurarlo a mano copiás la URL y la cargás en el panel de Evolution (la instancia → Events → Webhook): Enabled prendido, Webhook by events y base64 apagados, y los eventos que se muestran. Después tocá Actualizar estado: tiene que decir Funcionando. La URL lleva la clave del negocio: no la compartas.

Al vincular, Sofía deja todo configurado solo: la instancia con el nombre del negocio y el CUIT (por ejemplo `distribuidora-sofia-20301250860`), para envíos (ignora los grupos, no marca como leído; las llamadas, como elijas: ver abajo) y el webhook para saber si los mensajes llegaron y quién respondió. Si algo se desconfigura, Reparar lo vuelve a dejar bien.

Una vez conectado ves el perfil (nombre, foto y número), la instancia, la versión del servidor, los chats y contactos, los enviados de hoy, los masivos esperando turno y si el webhook funciona.

Qué se manda solo

En Plantillas prendés cada uno y, si querés, cambiás el texto: Editar mensaje trae el mensaje que sale hoy, tocás una variable (`{cliente}`, `{total}`…) para agregarla y abajo ves así le llega con datos de ejemplo. Volver al de siempre deja el original. El comprobante de la venta sale con íconos, el detalle de lo comprado, el total, el medio o los medios de pago (`{pagos}`), la fecha y hora (`{fecha}`, `{hora}`) y el nombre completo del cliente (`{nombre}`). Si habías escrito tu propio mensaje, sigue el tuyo: tocá Volver al de siempre para usar el nuevo. Prendé también Usar WhatsApp por API y tocá Guardar plantillas: si el número está conectado pero esto está apagado, la página te avisa.

Comprobante de la venta, Reserva, Presupuesto y Pago en cuenta corriente.
Factura en PDF: al emitir la factura (con CAE) de una venta con cliente que tiene teléfono, le llega el PDF.
Pedido del catálogo y entrega: al confirmar el pedido, cuando está listo y cuando se entrega.
Recordatorio de deuda: cada tantos días a los que deben desde cierto saldo, con el resumen de cuenta en PDF si lo marcás.

Desde la factura (Facturación → WhatsApp) y desde el comprobante de la venta podés mandar el PDF a mano, o adjuntar otro archivo o imagen (PDF, JPG, PNG o WebP, hasta 10 MB). En la ficha del cliente, ¿Tiene WhatsApp? revisa el número antes de mandarle nada.

Envíos masivos sin que bloqueen el número

WhatsApp bloquea los números que mandan muchos mensajes seguidos cuando no se usa su API oficial. Por eso Sofía separa:

Al momento (comprobantes, facturas, presupuestos, reservas, pagos, pedidos y avisos para vos): salen enseguida, de a uno, con unos segundos entre mensajes y «escribiendo…».
Masivos (recordatorios de deuda y promociones): cada mensaje recibe un turno, uno cada 1 a 2 minutos al azar, solo dentro del horario y hasta el tope por día (de entrada de 9 a 20 h y 200 por día). Lo que no entra sigue al día siguiente: así 500 mensajes tardan unos 3 días, pero el número no queda marcado. Lo cambiás en Ritmo, respuestas y avisos.

Las promociones se mandan desde Clientes → Segmentos (Mandar a todos por WhatsApp) o desde Ofertas (Compartir → a los clientes). Antes de mandar ves cuántos son, cómo le llega a cada uno y cuánto tarda en salir todo. Al final de cada promoción va cómo pedir la BAJA.

Grupos y productos

En WhatsApp → Grupos y productos (dueño y administradores):

Grupos del número: Actualizar grupos trae los grupos de los que es parte el número vinculado. Marcá en cuáles se publica.
Plantilla de las publicaciones: un solo texto para todos los productos, con los campos {nombre}, {marca}, {precio} (el más bajo de sus variantes), {descripcion}, {enlace} (el catálogo online, si lo tenés) y {negocio}. Va con la foto del producto, si tiene. A la derecha se ve cómo queda.
Publicar productos: elegí uno o varios (hasta 30), nuevos o de los que ya existen, y en qué grupos. Antes de publicar dice cuántos mensajes son: cada producto en cada grupo es un mensaje.
Productos nuevos solos: si lo prendés, los productos nuevos con foto se publican solos en los grupos marcados, una sola vez cada uno (se revisa cada hora; si la foto se carga después, sale en la pasada siguiente).

Todo sale como envío masivo: de a uno, con turno, dentro del horario y del tope diario de Ritmo, respuestas y avisos. No abuses: WhatsApp puede bloquear el número si manda mucho. Publicá pocos productos por vez y en grupos donde la gente quiere recibirlos.

Cuando un cliente responde

El número es solo para envíos: Sofía no lee ni guarda lo que te escriben, solo quién escribió y cuándo. Con Contestar solo que no se leen las respuestas, le llega una vez por día un mensaje con dónde consultarte (podés escribir el tuyo). Si responde BAJA, deja de recibir promociones y queda marcado en su ficha (No mandarle promociones); los avisos de sus compras le siguen llegando. Si además atendés ese número a mano desde el teléfono, apagá la respuesta automática.

Avisos para vos

Con tu número personal, te llegan por WhatsApp los avisos que elijas: venta nueva y preguntas de Mercado Libre, pedido nuevo del catálogo, novedades de ARCA, problemas con la facturación, cierre de caja (esperado, contado y diferencia y, desde la 1.160.0, una línea con las anuladas, las devoluciones, las modificadas y las entregas revertidas de esa caja; por ejemplo «Anuladas 2 ($ 15.000,00) · Modificadas 1 (+$ 800,00)»), el resumen del día (stock bajo, sin stock y lo que vence en 30 días) y equipos nuevos para aprobar.

Cierre del día: activalo en WhatsApp → Ritmo, respuestas y avisos → Avisos para vos y a las 22 h (la hora de tu negocio, la de Configuración → General → Barra superior → País / zona horaria del negocio) te llega una vez por día, por sucursal: ventas y total, ventas anuladas, devoluciones, cajas cerradas con su diferencia, lo anulado en el salón, lo vendido de más sin internet y los productos bajo el mínimo. Si ese día no hubo movimiento, no se manda. Se apaga destildándolo.

Desde la 1.187.0 es el resumen diario: sale a la hora que elijas en Configuración → Datos del negocio → Resumen diario (22 h si no la cambiás) y trae además la comparación con el mismo día de la semana pasada, los medios de pago, descuentos, propinas, mesas abiertas, lo más vendido, los cambios de precio, las facturas sin CAE, los cobros de Mercado Pago sin imputar y los vencimientos. Si no activás «Cierre del día» acá (o WhatsApp no está conectado), el resumen llega por mail.

Estado de WhatsApp

En Imagen para estado de WhatsApp (menú ⋮ del producto o Imágenes para estados), Publicar en mi estado la sube directo al estado del número del negocio.

Quién puede verlo

El dueño y los administradores configuran todo. Con el permiso Ver WhatsApp (Configuración → Roles y permisos → WhatsApp) otra persona ve el estado del número y el historial de mensajes, sin poder cambiar la conexión, las plantillas ni los avisos. Con Campañas puede además mandar a muchos clientes a la vez (desde Ofertas o Segmentos de clientes); sin ese permiso, la oferta se comparte abriendo WhatsApp como siempre.

Teléfonos de otros países

Todo campo de teléfono (clientes, proveedores, personal, reservas, entregas, compradores de entradas, la tienda…) tiene primero el país con su código ya puesto (🇦🇷 +54 viene elegido) y después el número. Para un cliente de Bolivia, por ejemplo, elegí 🇧🇴 +591 y escribí 7609 3297: queda guardado «+591 7609 3297» y el WhatsApp le llega a ese número. Los de Argentina se escriben como siempre (con el código de área; el 0 y el 15 no hacen falta).

Antes, un número de otro país se tomaba como argentino (se le ponía 549 adelante) y en el Historial salía No salió: … no tiene WhatsApp. Corregilo en la ficha eligiendo el país y mandá el mensaje de nuevo. Los que ya estaban cargados con el código del país adelante (por ejemplo 59176093297) se reconocen solos.

Historial

Historial de envíos muestra todo lo que mandó Sofía, con búsqueda y filtros por tipo y estado: enviado, ✓✓ entregado, ✓✓ leído, el turno de los masivos y los que no salieron (con el motivo y Reintentar).

Llamadas

En WhatsApp → Ritmo, respuestas y avisos → Llamadas elegís si el número del negocio recibe llamadas:

Prendido: las llamadas de WhatsApp suenan en el teléfono donde está ese número, como siempre. Sofía no las atiende ni las graba.
Apagado (como venía hasta ahora): la llamada se corta sola y a quien llamó le llega un mensaje (podés escribir el tuyo; vacío = «Este número de … no atiende llamadas: solo envía avisos.»).

Se aplica en el momento. Si el número no está vinculado, se aplica al vincularlo (o con Reparar en Conexión).

Actualizado el 12 de noviembre de 2026