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Manual de uso · Primeros pasos

Configuración general: mapa de opciones

Qué hay en cada pestaña y cada tarjeta de Configuración, en una o dos líneas, y dónde está la guía que lo explica.

Configuración general: mapa de opciones

Sirve para ubicar rápido dónde se cambia cada cosa. Acá está todo lo que hay en Negocio → Configuración, con una o dos líneas de para qué sirve y el link a la guía que lo explica con detalle.

  • Configuración la ven el dueño y los administradores.
  • Los cambios se guardan con internet. Sin conexión aparece un aviso y las opciones quedan quietas.
  • Lo que cambiás llega solo a todos los equipos del negocio cuando sincronizan.

Arriba están las pestañas: General, Datos del negocio, Sucursales y cajas, Usuarios, Roles y permisos, Actualizaciones y Puesta en marcha.

General

Son las reglas del negocio, agrupadas en tarjetas. La mayoría son un tilde que se prende o apaga.

Módulos

  • Módulo Entregas: agrega el menú Entregas, para entregar la mercadería de las ventas completa o en partes. Ver Entregas.
  • Tablero habilitado: apagado, los usuarios comunes entran directo a Ventas en vez del Tablero. Ver Tablero del dueño.

Seguridad

  • Bloqueo automático por inactividad y Tiempo sin uso para bloquear (de 1 a 240 minutos): si nadie toca el equipo, la pantalla pide el PIN. Ver PIN, bloqueo de pantalla y PIN olvidado.
  • Avisos de actividad rara: cada hora se revisan devoluciones, diferencias de caja y descuentos grandes, y te llega un aviso si algo se sale de lo normal. Prendido, se eligen los límites. Ver Auditoría.
  • Avisar si un equipo no se conecta: si un equipo no se conecta hace 3 días o más, llega el aviso «… no se conecta hace N días». Apagado, no se avisa más (para todos los equipos del negocio). Si un equipo tiene ventas o caja sin subir, se avisa igual: son datos que todavía no llegaron a la nube. Un equipo que ya no se usa conviene bloquearlo en Equipos.

Clientes

  • Puntos y beneficios: cada compra con cliente suma puntos que se canjean como descuento. Prendido, se eligen los Puntos por cada $ 1.000, el Valor de cada punto al canjear y el Mínimo de puntos para canjear. Ver Puntos, segmentos y recordatorios de deuda.

Caja

Punto de venta

  • Vender sin stock (avisa pero no bloquea): deja vender aunque el sistema diga que no hay. Ver Hacer una venta.
  • Cobrar en bolivianos: en Cobrar aparece Cobrar en Bs, y la caja lleva los Bs aparte. Ver Cobrar una venta y Cotizaciones.
  • Validez de los presupuestos: las horas que vale un presupuesto nuevo (de 1 a 2160, o sea hasta 90 días). Se puede cambiar en cada uno. Ver Reservas y presupuestos.

Medios de pago (1.155.0)

Prendé solo los medios que usa el negocio: Efectivo, Mercado Pago (QR), Transferencia, Cuenta corriente (fiado), Tarjetas (con el Point) y Pago en destino (lo cobra el repartidor). Los que apagues no aparecen para cobrar en Ventas, el Salón (también para los mozos) ni en Registrar pago de un cliente; con la cuenta corriente apagada, lo que falta de una venta se completa con otro medio. Si se apagan todos, quedan todos.

Cheques (1.156.0): «Cobrar con cheque» en Ventas y el medio Cheque en Registrar pago. Con Avisar vencimientos de cheques llegan los avisos de la cartera, y elegís cuántos días antes de la fecha de pago. Ver Cheques.

Facturación e impresión

  • Pedir los datos del comprador por el total de la venta: desde el tope de Factura B, pide DNI o CUIT aunque la venta se divida en varias facturas.
  • En Ventas, al cobrar y En el Salón, al cobrar la mesa: si al cobrar sale la factura electrónica o solo la venta (y se factura después con Facturar).
  • Formato de la factura impresa y Formato de la nota de venta impresa: ticket (rollo de 58/80 mm) u hoja A4.

Todo esto se explica en Facturar con ARCA. Las impresoras en sí se configuran en Negocio → Impresoras: ver Impresoras y tickets.

Salón

  • Avisar al mozo las mesas que no piden hace un rato y los Minutos sin pedir para avisar.
  • Los mozos cobran aunque no tengan caja abierta: cobran desde el celular y le rinden el efectivo a la caja.

Ver Salón (modo restaurante). Lo demás del salón (el plano, la cocina, los tiempos) se arma en Salón → Plano.

Barra superior

  • Cotizaciones arriba: el dólar oficial, el blue y el USDT en Bs, al lado de la sincronización.
  • Reloj arriba: el día y la hora del negocio.
  • País / zona horaria del negocio: la hora del reloj y con la que se cuentan los días en Reportes, Auditoría y los avisos.

Ver Cotizaciones y Reportes.

Privacidad

  • Cada usuario ve solo sus ventas y su caja: los que no son administradores ven solo lo suyo. Ver Equipos, usuarios y permisos.
  • Stock visible solo para admins: los usuarios comunes no ven cantidades en ninguna pantalla.

Módulos que usás

Las partes del plan que el negocio usa (por ejemplo Salón, Producción, ARCA, Envíos, WhatsApp). Lo que apagás no aparece en el menú; los datos quedan guardados y se vuelve a prender cuando quieras. Ver Primeros pasos.

Enlaces para compartir

Los links listos para mandar por WhatsApp o copiar: el Catálogo online para tus clientes y, si usás envíos, el Acceso para el repartidor y la App Sofía Reparto (Android). Ver Catálogo online y pedidos y Envíos, viajes y repartidor.

Apariencia

Los colores de la app. Hay 23 apariencias en cinco grupos, más una con tus colores:

  • Clásicas: Sofía (la de siempre), Océano y Grafito.
  • Pastel: lavanda, durazno, menta y rosa.
  • Vivas: Tropical vivo y Cítrico.
  • Oscuras: Noche dorada y Noche azul (van siempre en oscuro).
  • Colores de fútbol: Azul y oro, Banda roja, Celeste pirata, Rojo diablo, Azul y amarillo, Rojo y negro, Albiceleste, Azulgrana, y rojo y blanco, azul y blanco y celeste y blanco a bastones, y Blanco con V azul.
  • La mía: elegís tres colores (Principal, para los botones; Menú, para la barra de arriba y el menú; y Detalles, para lo elegido en el menú y la franja). Si algún color hace que un texto no se lea, se ajusta solo un poco más oscuro o más claro.

Cada una tiene modo oscuro y claro (o Automático, que sigue al equipo). Cambian el menú, la barra de arriba, los botones, los resaltados y los fondos. No cambian los colores de los avisos (verde = bien, naranja = atención, rojo = error), los tickets ni las facturas; el catálogo online tiene su propio diseño. Todas están probadas para que los textos se lean bien.

Acá se elige la del negocio: la usan todos los que no eligieron la suya. Tocás una muestra, ves cómo queda y Guardar para el negocio (con internet). Sin elegir nada, la app va con Sofía en modo oscuro.

Cada usuario puede elegir la suya: en su menú (abajo a la izquierda, su nombre) → Mi apariencia → Elegir la mía. Se ve al instante; con Guardar queda para esa persona en cualquier equipo del negocio (se guarda también sin internet y sube después). La del negocio vuelve a la general. El botón de sol y luna de arriba pasa de claro a oscuro solo para quien lo toca.

Tu PIN de acceso

Cambiar mi PIN: tu PIN para entrar y autorizar. Pide el PIN actual. Ver PIN, bloqueo de pantalla y PIN olvidado.

Resumen diario (desde la 1.187.0)

En la pestaña Datos del negocio, arriba (dueño o administrador, con internet): cada día que hubo ventas, a la hora que elijas (22 h de entrada), te llega el resumen del día:

  • Por sucursal: ventas y total, y contra el mismo día de la semana pasada (hasta la misma hora); los medios de pago; descuentos; anuladas y devoluciones; cajas cerradas y su diferencia; propinas; mesas abiertas en ese momento; lo anulado en el salón; lo vendido de más sin internet; los productos bajo el mínimo.
  • Del negocio: lo más vendido (5), los cambios de precio, las facturas sin CAE, los cobros de Mercado Pago sin imputar y los vencimientos (vencidos con stock y los que vencen en los días de Por vencer → Aviso diario).

Llega por WhatsApp si en WhatsApp → Avisos para vos pusiste tu número y activaste Cierre del día; si no, por mail, al que escribas acá o, vacío, a los dueños. Una vez por día. Se apaga destildando Mandar el resumen diario.

Datos del negocio

Lo que sale en los tickets, las facturas, las etiquetas, el catálogo y los mensajes.

Sin factura electrónica (1.142.3: el módulo Factura electrónica (ARCA) apagado en Módulos que usás) alcanza con el nombre, el domicilio y la localidad; la puesta en marcha no pide CUIT, IVA ni Ingresos Brutos, y en General no aparecen las opciones de cómo facturar. Al cobrar sale la nota de venta «no válida como factura».

  • Copia de seguridad en Excel: bajá las ventas, cajas, stock y clientes a un Excel. Ver Equipos, usuarios y permisos.
  • Exportar todos los datos (1.157.0): todo lo del negocio en un .zip, un archivo para Excel por tabla. Ver Equipos, usuarios y permisos.
  • Respaldo semanal por mail (1.188.0): tildándolo ahí mismo, la exportación completa se arma sola una vez por semana y el link (vale 7 días) llega a los dueños o al mail del resumen diario. Se apaga destildándolo.
  • Traer datos de otro sistema (dueño o administrador, con internet): con el archivo que te pasa soporte (por ahora, de Punto Argentino) se traen los productos con fotos, precio, costo, rubro, marca, lista Mayorista y el stock de una sucursal (con lotes y vencimientos); los clientes con su saldo; y sus ventas y estado de cuenta de antes, para consultar en la ficha de cada cliente (no tocan la caja, el stock ni ARCA). Lo que ya está se une por código de barras, documento o nombre, sin duplicar; el stock de la sucursal elegida y el saldo de cada cliente quedan iguales a los de allá una sola vez, así que se puede repetir. Actualizar precio y costo pisa los precios de los que ya estaban con los de allá.
  • Logo, Datos fiscales (nombre de fantasía, razón social, CUIT, condición frente al IVA, Ingresos Brutos, inicio de actividades) y Domicilio.
  • Eliminar el negocio (solo el dueño): borra todo y no se puede deshacer.

Ver Facturar con ARCA, que explica también cómo cambiar el CUIT.

Sucursales y cajas

Crear sucursales (Nueva sucursal), sus cajas (Agregar caja), y editar la dirección y el nombre de cada una. Una sucursal o caja con historial no se borra: se desactiva. Cada equipo se asigna a una sucursal y una caja desde Equipos. Ver Abrir y cerrar la caja y Cambiar de sucursal.

Usuarios

Invitar por email con su rol, Agregar con PIN (sin email) a quien no tiene email, ver las Invitaciones pendientes, elegir en qué sucursales trabaja cada uno, sus permisos y Restablecer PIN. Ver Equipos, usuarios y permisos, PIN, bloqueo de pantalla y PIN olvidado y Auditoría (sucursales por usuario).

Roles y permisos

Qué puede hacer cada rol, los roles propios armados desde uno del sistema y el Descuento máximo por rol. El dueño y los administradores tienen todo. Ver Equipos, usuarios y permisos y Hacer una venta (descuentos).

Actualizaciones

Qué trajo cada versión, para qué sirve y cómo se usa, con buscador. Ver Actualizaciones y permisos nuevos.

Puesta en marcha

El asistente que arma el negocio según el rubro. Lo que salteaste queda como te falta hasta hacerlo. Ver Primeros pasos.

Lo que no está en Configuración

Algunas cosas se configuran en su propia pantalla:

Actualizado el 12 de noviembre de 2026

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